Geschäftsordnung Studiobühne Erlangen e.V.
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Geschäftsordnung der Studiobühne Erlangen e.V.
PDF-Version2.1.2Mitglied im Vereinsverteiler 2
2.2.1Vorstandswahl & Amtszeit 3
2.2.2Aufgabenfelder des Vorstandes 3
3Nicht projektbezogene Veranstaltungen des Vereins 5
4.1.1Projektbezogene Werbung 6
4.1.2Nicht projektbezogene Werbung 7
– Die Budgeterhöhung muss beantragt werden, bevor das Budget überschritten ist. 8
Der Übersichtlichkeit halber werden im Folgenden nur die männlichen Formen der Wörter verwendet.
Der Vorstand kann Änderungen, die die Belange der Mitgliederversammlung nicht betreffen, sowie formale und orthographische Änderungen auch ohne Zustimmung der Mitgliederversammlung vornehmen.
Aktives Mitglied wird man durch Ausfüllen eines Mitgliedsantrags. Dies ist gleichbedeutend mit der Anerkennung der Satzung.
Als aktives Mitglied hat man das Recht, an Produktionen und Aktionen des Vereins teilzunehmen, sowie selbst Stücke zu inszenieren. Zusätzlich ist man als an diesen Aktionen teilnehmendes Mitglied versichert.
Als aktives Mitglied hat man die Pflicht, an den offiziellen Mitgliederversammlungen (Weihnachtsversammlung und Jahreshauptversammlung) teilzunehmen. In diesen Versammlungen ist man stimmberechtigt und darf sowohl über Vorstände als auch über Satzungsänderungen abstimmen. Man hat das Recht Anträge zu stellen.
Man ist Mitglied im Mailverteiler Mitglieder@studiobuehne-erlangen.de und erhält darüber Protokolle der Vorstandssitzungen.
Als Mitglied im Vereinsverteiler ist man quasi passives Mitglied.
Man hat das Recht, über Stücke abzustimmen und an Vereinssitzungen teilzunehmen, jedoch nicht die Pflicht. Man erhält Newsletter und darf an Projekten teilnehmen.
In diesem Status verbleibt man bis zum gegenteiligen Wunsch, auch nach Austritt aus dem Verein.
Als Mitglied hat man im Vorstand einen Ansprechpartner bezüglich der Belange des Vereins.
Mitgliedern werden die Protokolle der Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen, aktuelle Termine und Informationen zu weiteren Aktionen des Vereins zugänglich gemacht.
Die Mitgliedschaft ist momentan gebührenfrei.
Der Vorstand wird jährlich von der Mitgliederversammlung an der Jahreshauptversammlung gewählt.
Die Amtszeit eines Vorstandes beträgt in der Regel ein Jahr. Bei vorzeitigem Austritt eines Vorstandsmitglieds wird eine Mitgliederversammlung einberufen, welche einen Ersatz für das austretende Vorstandsmitglied wählt. Das neugewählte Vorstandsmitglied ist nur bis Ende des laufenden Geschäftsjahres im Amt, danach kann es jedoch wie jeder andere Vorstand wiedergewählt werden.
Ein Vorstandsmitglied kann ohne Begrenzung eine beliebige Anzahl von Jahren wiedergewählt werden.
Ein Vorstandsmitglied kann in Abwesenheit gewählt werden, wenn eine schriftliche Einverständniserklärung zum Zeitpunkt der Wahl vorliegt.
Ein Vorstandsmitglied kann gewählt werden, auch wenn es während seiner Amtszeit nicht regelmäßig in Erlangen ist, sofern das der Erledigung seiner Aufgaben nicht im Wege steht.
Alle Emails von Mitgliedern sind unverzüglich zu beantworten, zumindest der Empfang der Email ist zu bestätigen.
Alle Emails an offizielle Adressen sind mit dem Vermerk i.A. zu versehen und enthalten eine Signatur.
Ein monatliches Treffen der Vorstände wird empfohlen.
Der Vorstand kümmert sich um die Akquise neuer Proben-, Spiel- und Veranstaltungsorte, sowie den Kontakt zu externen Gruppen und Organisationen.
Der Vorstand bemüht sich stetig um neue Ideen, Projekte und Kooperationen.
Dem Vorstand obliegt die Beantragung von Fördermitteln zur zusätzlichen finanziellen Unterstützung einzelner Projekte oder des Vereins.
Die Organisation der Onlinewerbung und der Kontakt zu Printmedien obliegen dem Vorstand. Zusätzlich ist es dem Vorstand freigestellt, neue Kanäle zu Werbezwecken des Vereins zu erschließen.
Der Vorstand bemüht sich um die Präsenz der Studiobühne bei öffentlichen Veranstaltungen der Stadt, der Universitäten und anderen öffentlich wirksamen Einrichtungen.
Der Vorstand kümmert sich um Archivierung und Organisation von Foto-, Film- und sonstigen Archivmaterialien des Vereins.
Die Organisation der Abendspielleitung wird vom Vorstand übernommen. Er kümmert sich vor der Veranstaltung um die Online-Reservierungen, am Tag der Aufführungen um die Reservierungen, die Gestaltung des Aufführungsortes und die Kassenführung.
Der Vorstand verwaltet die Finanzen des Vereins und betreut sowohl projektbezogene als auch nicht projektbezogene Einnahmen und Ausgaben.
Dem Vorstand obliegt der Kontakt zu jeweiligen Ansprechpartnern bei Bank, Notar, Finanzamt, Versicherung und allen offiziellen Geschäftspartnern und Ämtern.
Gegebenenfalls kümmert er sich um Verhandlung und Entrichtung von Tantiemen und GEMA-Gebühren.
Der Vorstand wirkt als Vermittler zwischen Regisseuren und Veranstaltern. Er organisiert die Verteilung der Proben- und Aufführungsorte und koordiniert die Vereinstermine.
Der Vorstand verwaltet die Mailinglisten, sowie Adressdatenbanken der Mitglieder.
Vor jeder Aufführung wird ein Newsletter zur Bekanntgabe der nächsten Produktion/en versandt.
Es können vom Vorstand Zeugnisse, Bescheinigungen und ehrenamtliche Bescheinigungen ausgestellt werden.
Zusätzlich besteht eine Kommunikation zwischen dem Vorstand und dem Stadtverband der Erlanger Kulturvereine, wie auch dem Verband Bayerischer Amateurtheater.
In regelmäßigen Abständen finden zusätzliche Treffen des Vereins, wie bspw. Stammtische, Aktionsstammtische, Premieren-/Dernierenfeiern statt. Der Vorstand kümmert sich um Organisation und Einladung.
Von jeder Vorstandssitzung wird ein Protokoll angefertigt. Dieses wird über die Verteilerliste Mitglieder@studiobuehne-erlangen.de an die Mitglieder verschickt.
Der Vorstand kann nach eigenem Ermessen Beauftragtenposten bei einer Mitgliederversammlung zur Wahl stellen. Auch Mitglieder können Beauftragtenposten vorschlagen.
Die Aufgabenbereiche der Beauftragtenposten werden in Absprache mit dem Vorstand festgelegt.
Hierbei bieten sich Beauftragtenposten im Bereich Fundus, Homepage, Merchandise, Print und Technik an.
An der Jahreshauptversammlung werden von der Mitgliederversammlung zwei Kassenprüfer gewählt.
Die Kassenprüfer kontrollieren sämtliche Finanzen und Transaktionen des Vereins.
An den Aufführungen des Vereins ist eine Abendleitung anwesend, die sich um das Verteilen und Organisieren von Reservierungen, um das Vorbereiten des Aufführungsortes (Beschildern, Gestalten inklusive Anbringen von Warnhinweisen und Werbung für den Verein) und die Verwaltung der Eintritts- und Getränkekassen kümmert.
Die Abendleitung ist dafür zuständig, dass alle Vorgaben des Aufführungsortes eingehalten werden, sowie für die ordnungsgemäße Rück-Übergabe des Veranstaltungsortes.
Die Stammtische stellen eine Form der regelmäßigen Zusammenkunft von Vereinsmitgliedern dar. Stammtische sind öffentlich zugänglich.
Die Form, in welcher diese Treffen stattfinden, ist dabei frei wählbar.
Auch die Zusammenkunft kleinerer Gruppen, wie von Regisseuren, kann möglich und sinnvoll sein.
Die Bestimmungen der Mitgliederversammlungen werden über die Vereinssatzung festgelegt.
Ein unverbindliches Angebot an Workshops kann vom Vorstand organisiert werden. Dazu sind Vorschläge aus den Reihen der Mitglieder sinnvoll.
Als Workshopleiter können interne wie auch externe Personen angefragt werden.
Finanzielle Mittel stehen nicht zur Verfügung und werden gegebenenfalls über Teilnahmebeträge geregelt.
Innerhalb eines Semesters finden zwischen 5 und 7 Projekte statt. Zusätzliche Projekte können unter Berücksichtigung der finanziellen Mittel des Vereins vom Vorstand genehmigt werden.
Die Projekte dürfen der Satzung des Vereins, den Strafgesetzen der Bundesrepublik Deutschland, sowie der verfassungsmäßigen Ordnung, insbesondere dem Gedanken der Völkerverständigung nicht widersprechen.
Pro Produktion muss ein Plakat entworfen werden, welches den Richtlinien des Corporate Design der Studiobühne entspricht. Der Bezug zur Studiobühne Erlangen muss dabei gewährleistet sein.
Bei graphischen Werbeinhalten muss immer das Logo der Studiobühne Erlangen mit verwendet werden.
Die Entwürfe zu Printmedien sind spätestens vier Wochen vor Premiere des eigenen Stückes bzw. zwei Wochen vor der Premiere des Stückes vor der eigenen Produktion dem Vorstand vorzulegen, welcher die Einhaltung des Corporate Design sowie Formalia zu überprüfen hat.
Sollte eine Produktion der Frist nicht nachkommen, werden die Printmedien vom Printbeauftragten in Absprache mit dem Vorstand angefertigt.
Plakate sollen drei Wochen vor Aufführungsbeginn verteilt und aufgehängt werden, um ausreichende Werbewirksamkeit zu ermöglichen.
Es steht dem Regisseur frei, sich über eigene Werbekanäle zu informieren. Die Umsetzung ist jedoch mit dem Vorstand abzusprechen.
Die Facebookwerbung wird von der Studiobühnenseite übernommen. Der Vorstand bittet die Regisseure vorrausschauend Materialien in Form von Bild und Text hierfür vorzulegen.
Sollten sich die Regisseure zusätzlich für eine eigene Facebookseite entscheiden, ist ihnen in der Gestaltung freie Hand gelassen, sofern der Bezug zum Verein deutlich gemacht wird. Es wird dabei um Fairness gegenüber anderen vereinsinternen Projekten gebeten.
Eine Facebook-Veranstaltung wird nur über die Studiobühnenseite erstellt.
Wird auf einem Werbekanal Bezug zwischen der Studiobühne Erlangen und einem anderen Verein, Organisation, Personengruppe oder Institution genommen oder darauf verwiesen, so darf dies nur in Absprache mit dem Vorstand von den Mitwirkenden einer Produktion durchgeführt werden.
Es wird nahegelegt, einen Spielplan im Sommer für das darauffolgende Geschäftsjahr zu erstellen.
Im Zuge dessen einigt sich der Vorstand der vorhergehenden Spielzeit auf die Spielzeitfarbe für das kommende Geschäftsjahr.
Ein Stückbudget von 300€, sowie weitere 100€ für Printmedien, werden dem Regisseur rückwirkend aus der Vereinskasse erstattet.
Gibt ein Regisseur mehr Geld aus als genehmigt, werden bei unerwarteten Ausgaben Kosten in Höhe von bis zu 100 € erstattet.
Alle Produktionen sind angehalten, keinen Verlust zu erwirtschaften und kostendeckend zu arbeiten.
Die Eintrittspreise für ein Stück liegen zwischen 3 € und 8 €. Abweichungen müssen mit dem Vorstand abgesprochen werden.
Der Vorstand hat das Recht, Preise gegebenenfalls zu korrigieren.
Nur der Vorstand darf Förderanträge im Namen der Studiobühne stellen. Möchte ein Projekt sich um eine Förderung bemühen, braucht es die Zustimmung des Vorstandes.
Die Regisseure gehen bei der Erarbeitung des Stückes in Vorkasse, gegen Vorlage einer Quittung erhalten sie das Geld zurück. Bei größeren Posten kann Geld aus der Vereinskasse nach Genehmigung des Vorstands vorgestreckt werden. Dabei ist jedoch auf die finanzielle Situation des Vereins Rücksicht zu nehmen.
Die Erstattung erfolgt unabhängig von Gewinn und Verlust der Produktion.
Es ist verboten, Geld aus den Kassen zu nehmen, um dadurch schnell Rechnungen begleichen zu können.
Jegliche Beteiligung an Stücken der Studiobühne erfolgt unentgeltlich. Das gilt insbesondere auch für Fahrtkosten, ob mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit dem Auto. Ausnahmen sind Transportkosten (Benzinkosten oder Fahrzeugmiete), falls Requisiten, Bühnenbild oder Technik nicht anders transportiert werden können, wenn das entsprechende Stückbudget dafür aufwendet. Dafür wird vom Vorstand ein Formular (”Fahrtenzettel”) zur Abrechnung bereitgestellt.
• Wenn der Regisseur sich im Voraus ausdrücklich bereit erklärt hat, besondere Vergünstigungen mit dem Stückbudget zu bezahlen (z.B. den Aufführungsraum für einen zusätzlichen Tag zu mieten), werden diese Ausgaben bei Beanspruchung einer Budgeterhöhung nicht zurückerstattet.
Eventuelle Kosten für Rechte müssen mit dem Vorstand abgesprochen werden. Sie gehören nicht zum Stückbudget.
Alle Stücke, welche Rechte bei deutschen Theaterverlagen haben und den Originaltitel verwenden wollen, müssen Rechte erwerben.
Die Anzahl der Aufführungen wird rechtzeitig zu Beginn des Projektes zwischen Vorstand und Regisseur vereinbart (im Rahmen der Möglichkeiten des Spielortes und des Vereins). Dabei soll die Anzahl der Aufführungen verschiedener Projekte vergleichbar sein.
Zwischen zwei Projekten müssen mindestens zwei Wochen Pause liegen. Der Vorstand darf gegebenenfalls Ausnahmen genehmigen.
Die Mehrzahl der Veranstaltungen eines Geschäftsjahres muss in Erlangen stattfinden. Auf Initiative des Regisseurs können andere Orte in Erwägung gezogen werden. Der Vorstand besitzt ein Vetorecht.
Die Organisation der Abendleitung übernimmt der Vorstand.
Der Technikbeauftragte oder ein von ihm bestimmter, technikversierter Vertreter erstellt in Zusammenarbeit mit dem Regisseur ein Sicherheitskonzept für das Stück und reicht es 3 Wochen vor der ersten Hauptprobe ein. Hierzu genügt das Ausfüllen eines durch den Vorstand bereitgestellten Formulars, sofern die Spielstätte keine weiteren Maßnahmen und/oder Informationen erfordert.
Es besteht die Möglichkeit, ein Stück filmen zu lassen. Dazu können auch außenstehende Personen angefragt werden.
Die Kommunikation mit den Filmenden übernimmt der Vorstand in Kooperation mit der Regie.
Wenn ein Stück gefilmt wird, müssen alle Beteiligten Mitglieder der Studiobühne sein, oder alle Bild- und Tonrechte abtreten.
Probenorte werden ausschließlich vom Vorstand vergeben.
Regisseure dürfen nur dann eigene Probenorte organisieren, wenn diese ausschließlich privat genutzt werden (Zuhause, in Wohnheimen, am Arbeitsplatz etc.) oder es sich um Probenwochenenden außerhalb von Erlangen handelt. Zur vereinsinternen Koordination muss dennoch eine Rücksprache mit dem Vorstand erfolgen.
Jeder Regisseur muss vor Probenbeginn eine Mail an das Ensemble schreiben und über sein Projekt informieren.
Es ist den Regisseuren selbst überlassen, wie die Schauspieler ausgewählt werden sollen.
Die Rechte an der Inszenierung verbleiben beim Regisseur. Es steht ihm frei, das Projekt ein weiteres Mal, ohne die Unterstützung der Studiobühne zur Aufführung zu bringen.
Der Regisseur ist für Organisation aller am Stück beteiligter zusätzlicher Posten zuständig. (Bspw. Technik, Maskenbildner, Soufflage, etc.)
Die künstlerische Verantwortung für die Inszenierung liegt beim Regisseur.
Wenn sich ein Stück im Namen der Studiobühne bei einem Festival bewerben möchte, ist mit dem Vorstand Rücksprache zu halten.